📄 Eingangsrechnungen prüfen
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Eingangsrechnungen bearbeiten und kontrollieren


Frequenz: täglich bzw. mehrmals wöchentlich

Ziel der Tätigkeit:

Eingegangene Lieferantenrechnungen im System erfassen, mit der tatsächlichen Lieferung und Bestellung abgleichen (3-Wege-Abgleich) und für die Zahlung freigeben.

Hinweis: Die Lieferantenrechnungen sollten im Idealfall (durch Versand an rechnung@matrixpos.de) in der Buchhaltungsapp unter Lieferanten einsehbar sein. Sollten die Rechnungen per Mail oder Ticket eingehen, sind diese an rechnung@ weiterzuleiten oder gleich unter Buchhaltung hochzuladen.

Schritt 1: Eingangsrechnung im System aufrufen / hochladen

  1. Öffnen Sie die App Buchhaltung, Lieferanten und Rechnungen (eventuell Filter für "Entwurf" setzen)

  2. Klicken Sie auf den Button Hochladen (Upload), um die PDF-Rechnung des Lieferanten hochzuladen, oder wählen Sie eine bereits erfasste Rechnung im Entwurfsstatus aus.

  3. Alternativ bei manueller Erfassung: Klicken Sie auf Neu und wählen Sie den Lieferanten aus.

Schritt 2: Stammdaten und Rechnungsdetails kontrollieren

Odoo 18 nutzt eine automatische Erkennung (OCR). Kontrollieren Sie in der linken Bildschirmhälfte (PDF-Vorschau) und der rechten Spalte (Odoo-Datenmaske) folgende Werte auf Übereinstimmung:

  • Lieferant: Stimmt der erkannte Kreditor?

  • Rechnungsdatum: Stimmt das Belegdatum mit dem Systemdatum überein?

  • Rechnungsnummer: Wurde die Referenznummer des Lieferanten korrekt übernommen?

  • Zahlungsbedingungen: Sind die hinterlegten Konditionen (z. B. 14 Tage netto / Skonto) korrekt?

Schritt 3: Abgleich mit Bestellung und Wareneingang (3-Wege-Abgleich)

Um sicherzustellen, dass wir nur bezahlen, was auch bestellt und geliefert wurde:

  1. Tragen Sie im Feld Autovervollständigung die zugehörige PO-Nummer (Purchase Order) ein.

  2. Odoo zieht nun automatisch die Bestellzeilen in die Rechnung.

  3. Kontrolle der Mengen:

    • Vergleichen Sie die Spalte Abgerechnet (Rechnung) mit der Spalte Erhalten (tatsächlicher Wareneingang aus dem Lager).

    • Achtung: Differenzen (z. B. weniger geliefert als berechnet) müssen vor der Buchung geklärt werden!

Hinweis: Bezugskosten (Versandkosten, Versicherung & Handlingkosten) werden generell manuell als zusätzliche Position unterhalb der Artikel mit Artikelnummer "131035 Frachtkosten intern" erfasst.

Schritt 4: Steuerprüfung und Beträge abgleichen

  1. Überprüfen Sie, ob der korrekte Steuersatz (z. B. 19% oder 7% Vorsteuer) für die Produkte hinterlegt ist.

  2. Vergleichen Sie die von Odoo errechnete Gesamtsumme (Brutto) unten rechts mit der Gesamtsumme auf dem PDF-Originalbeleg.

Schritt 5: Zur Zahlung freigeben

Gemäß Vereinbarung mit Julia genügt es, nach der Prüfung der jeweiligen Eingangsrechnung ein kurzes "geprüft" oder "sachlich richtig" im Chatter unterhalb der Rechnung zu hinterlassen.